Fast 70% Zeitersparnis in Instandhaltung und Betrieb

Die Anzahl und der Umfang der immobilienwirtschaftlichen Prozesse sind mittlerweile immens. Vor dem Hintergrund ist es für ein Unternehmen von großer Bedeutung, die immer wieder auftretenden Prozesse zu vereinfachen, zu standardisieren und nach Möglichkeit zu automatisieren. So lässt sich der Arbeitsaufwand minimieren und die Ergebnisqualität verbessern. Beides zusammen bewirkt eine erhöhte Wirtschaftlichkeit, da weniger Zeit und damit Kosten anfallen und über eine erhöhte Produktivität die Grundlage für weiteres Wachstum auf Basis der vorhandenen Personalressourcen geschaffen wird.

Während des 2. „Verwalten mit Zukunft Dialogs“ haben die Teilnehmer für das eigene Unternehmen ausgewertet, wie viel Zeit die Teil-Prozesse eines typischen Versicherungsschadens jeweils in Anspruch nehmen. Anschließend wurden Mittelwerte gebildet, um einen allgemeinen Durchschnitt zu erhalten.

Ergebnis ohne facilioo:

SUMME: 174 Minuten bei Versicherungsschäden und 151 Minuten bei „normalen“ Instandhaltungsschäden ohne Beteiligung von Versicherungsmakler und Versicherungsunternehmen.

Wir haben im Anschluss gemeinsam mit unserem Kunden Namyslo die Stoppuhr in die Hand genommen und gemessen, wie viel Zeit die Mitarbeiter für die oben genannten Prozesse unter Verwendung von facilioo benötigen. Die Namyslo Immobilienverwaltung hat bisher fast 5.000 Vorgänge mit facilioo erfolgreich abgeschlossen. Somit kann das Unternehmen die Zeiteinsparung durch die Verwalter Plattform sehr gut beurteilen.

Ergebnis mit facilioo:

SUMME: 52,5 Minuten bei Versicherungsschäden und 50,5 Minuten bei „normalen“ Instandhaltungsschäden ohne Beteiligung von Versicherungsmakler und Versicherungsunternehmen.

Beim „normalen“ Instandhaltungsschaden betrug damit die Zeitersparnis im Mittel 67 % und beim Versicherungsschaden sogar 70%. Je 1.000 Wohneinheiten ergibt das bei 70 % Schäden im Jahr und 20,00 € effektiven Personalkosten pro Stunde ein Einsparpotenzial von gut 47.000 €. Da es sich bei allen Zahlen zwar um Zahlen aus Verwaltungsbetrieben aber dennoch um Mittelwerte handelt, werden die Zahlen in Ihrem Unternehmen mehr oder minder stark abweichen. Wir haben Ihnen daher die zugrunde liegende Excel Liste bereitgestellt. So lassen sich die Werte mit wenigen Eingaben auf Ihr Unternehmen anpassen und Sie können ein realistisches Einsparpotenzial im Bereich Schäden berechnen.

Hier kommen Sie zum Rechner

Wie entsteht die hohe Zeitersparnis in den einzelnen Teil-Prozessen?

1. Annahme und Anlage einer Schadenmeldung: facilioo verbindet die verschiedenen Beteiligten über eine digitale Plattform miteinander und gestaltet auf dieser Basis die Prozesse effizienter. Wenn der Bewohner dann einen Schaden meldet, via E‑Mail, Kundenapp, Messenger, Web-Formular und einer Reihe weitere Kanäle, wird der Schaden automatisch elektronisch angelegt inklusive eventueller Fotos, Dokumente, etc. Für die Prüfung und Anlage eines Vorganges bedarf es nur weniger Mausklicks und entsprechend wenig Zeit.
2. Beauftragung Hauswart zur Sichtprüfung: Der angelegte Vorgang lässt sich anschließend, ebenfalls mit wenigen Schritten, an den Hauswart senden, der damit alle relevanten Informationen in seiner App hat. Über diese kann er Meldungen direkt, inklusive Fotodokumentationen, im Vorgangsverlauf hinterlegen. Wenn gewünscht, kann auch eine automatische Benachrichtigung des Hausmeisters festgelegt werden.
3. Angebotsanfrage bei Gewerk inkl. Erinnerungen und Rückfragen: facilioo erlaubt es, in einem Arbeitsschritt von mehreren Gewerken gleichzeitig Angebote einzuholen und diese Anfragen auch effizient weiterzuverfolgen.
4. Angebotsprüfung: Bei der Überprüfung der Angebote sind erwartungsgemäß keine hohen Zeitersparnisse zu erkennen. Die Prüfung muss nach wie vor mit dem nötigen Sachverstand manuell begutachtet werden. Für die Zukunft sind automatisierte Prüfszenarios realistisch. Mit einem großen Versicherer führt facilioo dazu aktuell einen Pilotversuch durch, bei dem die Angebotsprüfung bereits erfolgreich vollautomatisch läuft.
5. Einholung der Angebotsfreigabe bei Versicherungsmakler: Einmal initial angebunden, lässt sich der Versicherungsmakler voll in den Prozess integrieren. Bereits bei der Anlage des Versicherungsschadens wird der Makler auf Wunsch automatisch benachrichtigt. Die Weiterleitung des Angebotes benötigt im Anschluss weniger als eine Minute.
6. Beauftragung des Gewerkes: Ähnlich schnell kann nach erfolgter Freigabe die entsprechende Handwerksfirma beauftragt werden. Das Handwerksunternehmen mit seinen Kontaktdaten wird beim facilioo Setup automatisch aus dem Verwalterprogramm eingelesen. Im Optimalfall nutzt das Handwerksunternehmen die facilioo App und empfängt und bearbeitet darüber seine Aufträge. Sollte diese nicht der Fall sein, sendet facilioo automatisierte E‑Mails an den Betrieb. Antworten vonseiten des Unternehmens hinterlegt facilioo selbstgesteuert im entsprechenden Vorgang.
7. Überwachung des Instandsetzungsprozesses: facilioo erstellt für die Aktivitäten aller Beteiligten einen entsprechenden Verlaufseintrag im Vorgang. So herrscht stets Transparenz darüber, wie der aktuelle Stand ist. Aufwändige Recherchen und Erkundigungen werden so deutlich verkürzt. Die digitalen Updates zum Beispiel zur Reparatur des Schadens sind für den Handwerker einfach zu erstellen und für den Verwalter schnell einzusehen. Automatische Erinnerungen beim Überschreiten von Fristen entlasten den Mitarbeiter in der Verwaltung und sorgen bei Partnern für bessere Ergebnisse und eine höhere Termintreue.
8. Prüfung und Bezahlung der Rechnung: Hier verhält es sich ähnlich, wie bei der Prüfung von Angeboten. Der Einsatz von facilioo bringt einen Zeitvorteil, da Suche und Ablage entfällt. Die eigentliche Prüfung und die kaufmännischen Prozesse bleiben manuell.
9. Einholung der Rechnungsfreigabe bei Versicherungsmakler: Wie beim Angebot lässt sich auch die Weiterleitung und Freigabe der Rechnung sehr schnell über facilioo abwickeln.
10. Dokumentation und Ablage, inklusive Zuordnung von Fotos etc.: Da sämtliche Arbeitsschritte über die digitale Plattform organisiert werden und eine begleitende Dokumentation erfolgt, benötigt es keine weitere Ablage und Dokumentation. Mit facilioo liegt bei Abschluss des Vorgangs eine detaillierte Dokumentation vor. Diese ist jederzeit schnell einsehbar und zum Beispiel als PDF- oder Excel Datei exportierbar.

In unserer Broschüre finden Sie alle genannten Vorteile noch einmal im Überblick. Ebenfalls erfahren Sie, welche Lösungen facilioo, über das Geschilderte hinaus anbietet.