Klingelt bei Ihnen das Telefon, können Sie dank der Integration Ihrer Telefonanlage in facilioo direkt sehen, um wen es sich handelt und haben direkten Zugriff auf die Kundenakte und alle Vorgänge, in denen Ihr Kunde als Ansprechpartner hinterlegt ist. Ihr Kunde merkt, dass Sie gut informiert sind und fühlt sich sofort besser betreut. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre CTI oder IP Telefonanlage in zwei einfachen Schritten in facilioo integrieren können.
1. Die Automatisierung Ihrer Telefonsoftware einrichten
Die Voraussetzung um Ihre Telefonanlage in facilioo zu integrieren, ist eine Telefonsoftware mit Automatisierungsfunktionen. Mithilfe einer Action-Url werden Befehle über einen Link von Ihrem Telefon direkt an facilioo übertragen.
Hinweis: Die Oberfläche Ihrer Telefonsoftware kann abweichen und richtet sich nach dem jeweiligen Software-Hersteller. In unserem Beispiel verwenden wir die Software Zoiper5. Bei weiterführenden Support-Anfragen über die notwendigen Einstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Berater oder den Hersteller Ihrer Telefonsoftware.
1. Richten Sie eine neue Regel in Ihrer Telefonsoftware ein. Die Funktion kann zum Beispiel den Namen „Action-URL“ oder „URL-Öffnen“ tragen. Das Ziel: Jedes mal, wenn ein Anruf eingeht, wird eine URL geöffnet, um die Suchleiste in facilioo anzusprechen. Da die globale Suchfunktion in facilioo auch Rufnummern ausgeben kann, kann so direkt der entsprechende Kontakt angezeigt werden.
2. Wählen Sie als zu öffnende URL: https://app.facilioo.de/search.html?term={phone}
Hinweis: Der Eintrag in den geschweiften Klammern {} ist ein dynamisches Feld, dass die eingehende Telefonnummer übernimmt und in die URL einträgt. Die Bezeichnung des Feldes kann je nach Softwarehersteller variieren.
Mehr Einstellungen sind in Ihrer Telefonsoftware nicht nötig – Sie können die Funktion in facilioo nun sofort nutzen. Wie Ihnen das am besten gelingt, sehen Sie in Schritt 2.
2. So holen Sie das Beste aus der Einbindung heraus
Wer ruft an? Welche Wohneinheiten oder Objekte gehören zum Anrufer? In welchen offenen und abgeschlossenen Vorgängen ist der Anrufer involviert? Durch die Einbindung Ihrer Telefonsoftware sehen Sie in Zukunft alles auf einen Blick, wenn das Telefon klingelt. So können Sie immer direkt Auskunft geben und neue Informationen schnell am passenden Ort hinterlegen.
So gehen Sie am besten bei einem Anruf vor:
1. Bei einem Anruf öffnet sich durch die Einrichtung der Action-URL in Schritt 1 ein neuer Tab in Ihrem Browser. Sollte der Browser nicht geöffnet sein, wird dieser von Ihrer Telefonsoftware geöffnet. Auf der neu geöffneten Seite erscheint die globale Suche in facilioo – es wurde automatisch nach der eingehenden Rufnummer gesucht. Nun sehen Sie Ihren Kunden und alle Vorgänge auf einem Blick.
2. Öffnen Sie die Kundenakte des Anrufers durch einen Klick auf den Nutzer. Dort sehen Sie alle relevanten Informationen und können nun je nach Situation einen Schnellvorgang anlegen, Vorgänge und Aufgaben einsehen, in denen der Nutzer beteiligt ist, und haben Zugriff auf die Dokumente Ihres Kunden.
3. In der Vorgangsübersicht können Sie einen neuen Vorgang anlegen und alle zum Anrufer passenden Vorgänge sehen. Durch die Sortierung der Vorgänge nach dem Ampelsystem sehen Sie in rot, gelb oder grün welche Vorgänge noch offen – oder bereits abgeschlossen sind.
4. Ruft Ihr Kunde wegen eines bestehenden Vorgangs an, können Sie im Vorgangsverlauf eine neue Gesprächsnotiz hinterlegen und – sofern gewünscht – direkt mit allen Beteiligten teilen.
