facilioo Blogs
Kommunikation zwischen Vermietern und Mietern digitalisieren.
Eine klare und zuverlässige Kommunikation zwischen Vermietern, Mietern und Verwaltungen gehört zu den wichtigsten Bausteinen im Immobilienmanagement. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass genau hier ein großer Teil der täglichen Arbeitszeit verloren geht. Rückfragen, Mehrfachmeldungen, unklare Zuständigkeiten und fehlende Dokumentation sorgen für unnötigen Aufwand. Digitale Kommunikationslösungen schaffen hier strukturelle Entlastung und sorgen für mehr Transparenz.
Warum digitale Kommunikation zum Standard wird
Mieterinnen und Mieter erwarten heute schnelle Auskünfte und einen unkomplizierten Zugang zu Informationen, wie sie ihn aus anderen Bereichen des Alltags kennen.
Die Servicemonitor-Befragung 2023 zeigt, dass der Anteil der Mieter, die keinen digitalen Austausch wünschen, in wenigen Jahren von 23 % auf 2 % gesunken ist. Gleichzeitig steigt die Nutzung digitaler Angebote wie Apps oder Portale kontinuierlich an, insbesondere für Schadensmeldungen, Einsicht in Abrechnungen oder Statusinformationen.
Für Verwaltungen bedeutet digitale Kommunikation vor allem eines: weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag. Anfragen werden gebündelt, dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für Rückfragen, und Abläufe werden deutlich effizienter.
Welche digitalen Kommunikationskanäle sich bewährt haben
Digitale Kommunikation besteht heute nicht mehr nur aus E-Mails. Moderne Tools bündeln Informationen, strukturieren Prozesse und binden Mieter und Eigentümer aktiv ein. Typische Lösungsansätze sind:
Kundenportale als zentrale Anlaufstelle für Dokumente, Anfragen und Statusinformationen
Mobile Apps für Schadensmeldungen, Verbräuche, Dokumente, Versammlungsinformationen und persönliche Benachrichtigungen
Digitale Ticketsysteme für die strukturierte Bearbeitung von Anliegen mit klarer Zuständigkeit
Automatisierte Benachrichtigungen zu Fortschritten, Terminen und Ergebnissen
Video- und Online-Formate für Eigentümer- und Informationsmeetings
Entscheidend ist nicht die Anzahl der Kanäle, sondern die Bündelung in einem System. Nur dann entsteht eine transparente und nachvollziehbare Kommunikation. Und das ohne parallele Informationsströme.
Welche Rolle facilioo in der digitalen Kommunikation einnimmt
facilioo bündelt sämtliche Kommunikationswege rund um die Immobilienverwaltung auf einer zentralen Plattform. Anliegen von Mietern und Eigentümern werden über das Kundenportal oder die App eingereicht und automatisch als Vorgang angelegt. Alle Nachrichten, Fotos, Dokumente und Statusinformationen werden direkt im jeweiligen Vorgang gespeichert. Dadurch bleibt jede Kommunikation nachvollziehbar und zu jedem Zeitpunkt abrufbar. Und das ohne zusätzliche Ablagearbeit oder Nachfragen.
Saubere Systemarchitektur: ERP bleibt führend
facilioo steuert die Prozesse
Die Stammdaten zu Objekten, Einheiten, Eigentümern und Mietern werden weiterhin im ERP-System gepflegt (z. B. Impower, Karthago, HausSoft und Co.). facilioo übernimmt diese Daten über eine Schnittstelle und nutzt sie als Grundlage für Workflows, Vorgangssteuerung und digitale Kommunikation. So bleiben Datenstrukturen sauber, doppelte Pflege entfällt und alle Prozesse laufen auf konsistenter Datengrundlage. Die Verwaltung arbeitet wie gewohnt im ERP, ergänzt um eine Plattform, die Abläufe automatisiert und nutzerfreundlich abbildet.
Kommunikation eingebettet in intelligente Vorgangs- und Prozesssteuerung
Anders als bei reinen Kommunikationslösungen ist die Kommunikation bei facilioo immer mit einem Vorgang verknüpft. Das bedeutet:
- Jede Anfrage wird einem klar definierten Prozess zugeordnet
- Zuständigkeiten, Fristen und Aufgaben werden automatisch gesteuert
- Statusupdates werden ohne zusätzlichen Aufwand an Eigentümer und Mieter übermittelt
Dadurch entsteht ein strukturierter Ablauf statt einzelner Nachrichten, die manuell sortiert und weiterverarbeitet werden müssen. Für die Verwaltung bedeutet das weniger Rückfragen, klare Verantwortlichkeiten und weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft.
Mehr Effizienz durch integrierte Funktionen
facilioo unterstützt die digitale Kommunikation nicht isoliert, sondern verbindet sie mit Funktionen wie:
Vorgangsmanagement mit automatisierten Abläufen und Fristen
Handwerkersteuerung inklusive Angebot, Beauftragung und Dokumentation
Versicherungsschaden-Management mit vordefinierten Workflows
Zeiterfassung für abrechnungsrelevante Tätigkeiten
Digitales Dokumentenmanagement mit rollenbasierten Freigaben
Technisches Immobilienmanagement mit Wartungen, Prüfungen und Statuskontrolle
Durch diese Verzahnung profitieren Verwaltungen doppelt: Kommunikation wird nicht nur digitalisiert, sondern direkt in die Prozesskette integriert. Das reduziert Abstimmungsschleifen, beschleunigt Bearbeitungszeiten und erhöht die Servicequalität für Eigentümer und Mieter.
Praxisnutzen: messbare Entlastung im Arbeitsalltag
Digital strukturierte Kommunikation wirkt sich direkt auf Effizienz und Servicequalität aus. Verschiedene Branchenstudien (u. a. VDIV-Branchenbarometer, Servicemonitor Wohnen, ZIA/EY Digitalisierungsstudie) belegen deutlichen Nutzen:
- Standardanfragen lassen sich durch digitale Kommunikation um 25–40 % schneller bearbeiten
- Rückfragen sinken spürbar, wenn Mieter den Status ihres Vorgangs selbst einsehen können. Dies reduziert eingehende Telefonate und E-Mails messbar
- Bei digital abgewickelten Schadensmeldungen verkürzt sich die Bearbeitungszeit oft von mehreren Tagen auf wenige Stunden, da alle Informationen vollständig vorliegen und Medienbrüche vermieden werden
- Die Dokumentation von Vorgängen erspart Nachbearbeitung, denn alle Schritte sind automatisch gesichert und nachvollziehbar
Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Wird ein Schaden telefonisch gemeldet, müssen Informationen manuell aufgenommen, an die zuständige Person weitergegeben, ggf. mit Handwerkern abgestimmt und anschließend dem Mieter rückgemeldet werden. Digitale Erfassung über das Portal oder die App bündelt diese Schritte. Der Vorgang entsteht automatisch, Zuständigkeiten werden zugewiesen und der Mieter erhält Statusupdates ohne zusätzlichen Aufwand.
Die Folge: weniger Zeitausfälle durch Rückfragen, weniger Abstimmungsschleifen und ein ruhigeres, strukturierteres Arbeiten im Team.
Mehr Servicequalität und höhere Zufriedenheit
Digitale Kommunikation ist nicht nur ein organisatorischer Vorteil. Sie steigert auch die Kundenzufriedenheit. Mieter erhalten schneller Rückmeldungen, können Anliegen jederzeit platzieren und profitieren von einem transparenten Informationsstand.
Verwaltungen, die digitale Kommunikationswege eingeführt haben, berichten von weniger Beschwerdeaufkommen, höherer Servicewahrnehmung und einer professionelleren Außenwirkung. Gerade in einem wettbewerbsintensiven Markt kann dies ein wichtiges Argument sein. Sowohl für die Mieterbindung als auch für die Eigentümergewinnung.
Fazit
Die Digitalisierung der Kommunikation ist ein zentraler Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Service in der Immobilienverwaltung. Durch klare Strukturen, automatisierte Abläufe und nachvollziehbare Prozesse entsteht spürbare Entlastung. Lösungen wie facilioo unterstützen Verwaltungen dabei, diese Entwicklung praxistauglich umzusetzen, ohne bestehende Systeme zu verdrängen.
